الرئيسية

/

/

/ 12 سراً من أسرار أصحاب المليارات في إدارة الوقت

المصدر : annajah

الملخص

يوجد في هذا العالم ما يربو على 2000 ملياردير؛ وهم بطبيعتهم من أفضل الأشخاص إدارةً للوقت؛ إذ تنهال عليهم مئات الرسائل الإلكترونية يومياً، ولديهم عددٌ كبيرٌ جداً من الأمور التي عليهم القيام بها من الاجتماع مع أحد موظفيهم، وتحديد موعد لاجتماعٍ ما، وإيجاد استراتيجية تسويق جديدة، والعمل على تصميم منتج، وهلمّ جَرَّا.

فهرس +

كيف يُقرّرون إذاً ما هي الأمور الأكثر أهمية، ويجنون رغم ذلك مبلغ 10,000 دولار أو أكثر في اليوم الواحد؟ إذاً فمقولة أنّ الناس ينجحون حين يكونون أكثر إنتاجية؛ ليست ",خرافة",.

ذكرت المليارديرة شيريل ساندبرج في كتبها، أنَّها حرصت على ترك العمل في الساعة 5:30 كل يوم؛ لأنَّ أطفالها يشكلون أولويةً بالنسبة إليها.
يدير ريتشارد برانسون أكثر من 400 شركة، لكن ومع ذلك ما يزال لديه متّسع من الوقت من أجل ممارسة التزلّج الشراعي؛ لأنَّه يضع لياقته البدنية كأولوية.
كان لدى الرئيس بوش (الأب) آلاف الأمور التي عليه القيام بها: التواصل مع الزعماء الأجانب، قراءة إحاطات وكالة المخابرات المركزية، وإرضاء الناخبين، وما شابهها من مهام رئاسية. لكنَّه ومع ذلك، استطاع قراءة 95 كتاباً في السنة؛ أكثر ممّا يقرؤه معظم الناس.
أرسل دوغ كونانت، الرئيس التنفيذي لشركة (Campbell Soup)، عشرين رسالة شكر مكتوبة بخط يده يومياً، أثناء إدارته شركة (Fo r tune 500).
عثرنا -صدفةً- على كتاب معنون بأطول عنوانٍ قد تجده في أي كتاب: ",15 سراً يعرفهم الناجحون عن إدارة الوقت: عادات الإنتاجية لـ 7 من أصحاب المليارات، و13 رياضياً أولمبياً، و29 طالباً متفوقاً، و239 من رواد الأعمال",، لكن ليس طول العنوان هو ما يميز هذا الكتاب؛ بل إماطته اللثام عن بعض أنجع أسرار إدارة الوقت.

ومن هذا الكتاب تحديداً؛ نقدم إليك في قادم السُّطور أهم نصائح إدارة الوقت المستمدة من بعض أنجح أصحاب المليارات في العالم.

إقرأ أيضاً: أقوال وحكم رائعة عن أهمية الوقت
1. تخلّص من وقت الاجتماعات ",غير المفيدة",:
يُشير الكتاب إلى أنَّ ثلاثة من أصحاب المليارات وهم مارك كوبان، وستيف جوبز، وجاك دورسي، قد اعتادوا على تقليل عدد الاجتماعات أو إلغائها.

وعن ذلك يقول مارك كوبان: ",إيَّاك أن تعقدَ اجتماعاً ما لم تَكن قادراً على جني الكثير من المال منه",.


كما صرح وارن بافيت -أغنى رجل في العالم خلال العقد الماضي- في مقابلات عديدة معه بأنَّه لم يعقد أيّ اجتماعات قط.

إن فكرت في ذلك لبرهة، ستجد أنَّ كلامهم منطقي. فكما يقول غاري فاينرتشوك: ",إنَّ كثرة الاجتماعات طريقة سهلة لهدر الوقت؛ إذ لديهم القدرة على جمع كثير من الناس معاً، لا من أجل شيءٍ سوى الخوض في محادثات جانبية صغيرة تتعلق بأمورٍ لا تمتُّ بصلة إلى دفع الأعمال التجارية لجني مزيد من المال. وإذا كنت تدفع لكلّ موظف 30 دولاراً في الساعة، ودَعَوْتَ عشرة موظفين لحضور اجتماع مدته ساعة لا قيمة فعلية له؛ يكونون في هذه الحالة قد سلبوك 300 دولار",.

يحثُّ جيسون فريد -المليونير ورائد الأعمال- في كتابه ",Rewo r k", على توجيه الدعوة إلى الأشخاص الضروريين فقط من أجل حضور الاجتماعات. كما يوصي بتحديد هدف في بداية الاجتماع، والاستعانة بمؤقتٍ زمنيٍّ لتحديد مدته. يتعلق الأمر برمته بعدم إضاعة وقت الناس، وأنت بصفتك مديراً؛ تدفع مقابل ذلك الوقت.

1. 1. حاول أن تعقد اجتماعاتك ",وقوفاً",، مع تحديد مهلة زمنية وهدف لكل اجتماع:
يَعقُدُ الملياردير ريتشارد برانسون اجتماعاته وقوفاً، ولمدة 10 دقائق. ويُفسّر سبب قيامه بذلك بالأسباب الآتية:

لأنَّ ذلك يُشدِّدُ على أهمية التواصل الفعلي.
ويُسرِّع الدخول في تفاصيل العمل وإبرام الصفقات.
ولا يُضيِع الكثير من الوقت.
ويَمنَع الحاضرين من أن يومئوا برؤوسهم.
ويُسَرِّع عملية اتخاذ القرارات.
يقول ريتشارد برانسون: ",رغم أنَّ بعض الظروف قد تستدعي عقد ورش عمل وإجراء عروض تقديمية أكثر تفصيلاً؛ لكن من النادر جداً أن تستمر الجلسة حول موضوع واحد لأكثر من 5 إلى 10 دقائق",.

وجدت دراسة أجرتها مجلة علم النفس التطبيقي في عام 1999؛ أنَّ الاجتماعات التي عُقِدَت جلوساً دامت لفترة أطولَ بنسبة 34٪ من الاجتماعات التي عُقِدَت وقوفاً، ولم ينتج عنها أي قرارات أفضل.


كما وجد باحثون من جامعة واشنطن في سانت لويس؛ أنَّ الاجتماعات التي عُقِدَت وقوفاً أسفرت عن نتائج أفضل بكثير من الاجتماعات التي عُقِدَت جلوساً. كما نتج عنها تعاون ومشاركة أكبر، وإبداع أكثر في حل المشكلات.

1. 2. جرّب عقد الاجتماعات وأنت تتمشى:
يفضل ريتشارد برانسون أيضاً عقد اجتماعاته وهو يمشي؛ لنفس الأسباب المذكورة أعلاه، إضافةً إلى أنَّ مشاهدة مياه الأنهار أو المحيطات يزيده إبداعاً، كما يقول.

وبحسب ما ذُكر في الكتاب (ذو العنوان الطويل جداً)، فقد عَقَدَ مارك زوكربيرج وستيف جوبز وجاك دورسي اجتماعات أثناء قيامهم بالمشي أيضاً.

إقرأ أيضاً: نصائح لإدارة الاجتماعات بنجاح
2. ابدأ يومك بإنجاز أهم مَهَمّة لديك:
يسمح معظم الناس بأن يتحكّم بهم يومهم؛ في حين يجب أن يحصل عكس ذلك. إذ تجدهم يبدؤون يومهم بفتح صندوق بريدهم الإلكتروني الوارد، ويسمحون للمهام المنخفضة والمتوسطة الأهمية أن تستنفذَ معظم وقتهم خلال اليوم.

يقول ناثان بليشاركزيك -الملياردير والمؤسس المشارك لشركة Airbnb- بأنَّه يجدول مهامه عكسياً، أي أنَّه يقوم بجدولة المهام من نهاية اليوم إلى بدايته؛ وذلك لكي يتمكن من التركيز على العمل الحقيقي صباحاً، ويحرص مقابل ذلك على إقامة الاجتماعات في وقت متأخرٍ من اليوم؛ لأنَّها ليست بذات الأولوية بالنسبة إليه.


لذا من الأفضل أن تبدأ يومك بمهمتك الأولى الأكثر أهمية، وتنهيها أولاً؛ وإلا تَشَتَّتَ انتباهك بالمهام الأقل أهمية.

3. إيَّاك وتعدّد المهام!
قدم الملياردير مايك كانون بروكس بعض النصائح في الكتاب المذكور: ",أنجز كل مهمة على حدة؛ وَانْسَ تعدّد المهام!",

تشير الدراسات إلى أنَّ تعدد المهام يُقلِّل الإنتاجية؛ خاصة بالنسبة إلى الشباب الذين يُكثِرُون القيام بذلك. كما وجدت الجمعية الأمريكية لعلم النفس أنَّ التنقل بين المهام يخفض الإنتاجية بنسبة 40 بالمئة.

إقرأ أيضاً: هل يُساعدنا تعدّد المهام في إنجاز المزيد من الأعمال؟
4. خصّص أياماً مواضيعية (Themed Days):
يقول داستن موسكوفيتز، أصغر ملياردير في التاريخ، ومؤسس مشارك في فيسبوك و",أسانا",: ",خصص يوماً مواضيعياً من أيام الأسبوع، لا يوجد فيه أي اجتماع", (أي خصص يوماً أو أكثر من أجل إنجاز مهام تندرج تحت موضوع واحد).

يقول داستن بأنَّ ذلك من شأنه ألّا يتيح المجال أمام أيّ مقاطعة، ويزيد من التركيز على العمل. في شركة أسانا مثلاً، ليس لديهم اجتماعات في أيام الأربعاء.


الملياردير جاك دورسي مؤسس تويتر وسكوير، يسير على نفس ذلك المنوال. حيث يعمل جاك -حاله حال إيلون ماسك- لمدة 80 ساعة، 40 منها في كل شركة. وفي مقابلة أجريت معه عام 2011، قال دورسي إنَّه يقوم بذلك من خلال تخصيص أيام مواضيعية والتقيد الشديد فيها؛ بحيث يكون لكل يومٍ موضوعه الخاص فيه وحده.

تسمح هذه المواضيع بالتعامل مع المقاطعات والمشتّتات؛ فإذا لم تندرج المهمة أو الطلب تحت موضوع اليوم، فلا يقوم بها. إنَّ ذلك يضبط رتم عمل بقية أقسام وموظفي الشركة؛ من خلال فحص مدى تقدمهم في إنجاز كل موضوع، فمثلاً:

أيام الاثنين مخصصة من أجل الإدارة.
أيام الثلاثاء مخصصة من أجل المنتج.
أيام الأربعاء مخصصة من أجل التسويق والنمو.
أيام الخميس مخصصة من أجل المطورين والشراكات المبرمة.
أيام الجمعة مخصصة من أجل التوظيف.
أيام السبت مخصصة للراحة.
أيام الأحد مخصصة للتفكير ووضع الاستراتيجيات وتلقي التغذية الراجعة والتجهيز ليوم الاثنين.
5. الانضباط يَهُمّ أكثر من الذكاء:
يقول الملياردير أندرو ماسون، المؤسس المشارك لـ Groupon a nd Detour، إنَّه التقى الكثير من الأشخاص الأكثر ذكاءً منه، ولكنَّهم أقل نجاحاً لأنَّهم يفتقرون إلى الانضباط اللازم لتنفيذ ما يتعهدون بالقيام به، إذ يقول: ",غالباً ما ألتقي بأشخاص يَبْدُون أكثر ذكاءً مني، لكنَّهم أقلُّ قدرة؛ لأنَّهم لا يملكون الانضباط الذاتي أو الثقة بالنفس للتأمل في قدرتهم على فعل ما يعتقدون أنَّهم قادرون على القيام به، وإيجاد طرائق لتطوير أنفسهم؛ الأمر بهذه البساطة. إنَّها نقطة حساسة نوعاً ما بالنِّسبة إليّ؛ لأنَّني لا أستطيع أن أفهم لماذا لا يأخذها الناس على محمل الجد",.

يقول مانسون عن ذلك بأنَّه بسيط؛ إنَّه ليس