الرئيسية

/ ستيفن كوفي

/

/ إدارة الأولويات

المصدر : مهارات النجاح

الملخص

لقد أوجد هذا الكتاب مفتاح إدارة الوقت وتحسين مستوى المعيشة من خلال تركيزه على ضرورة إنجاز الأعمال الهامة جداً قبل الأعمال المستعجلة، وتلك التي تحتاج إلى جهدٍ أكبر قبل الأعمال البسيطة؛ وذلك لاختصار الطريق للوصول إلى قمة النجاح وتحقيق الأهداف، وجعل الحياة التي نعيشها ذات قيمة ومعنى كبيرين.

يساعدنا هذا الكتاب على الهروب من تحكم عنصر الزمن فينا، وذلك من خلال النظر إلى الساعة واستبدال ذلك بالتوجه في الحياة باستخدام البوصلة، والتي ستساعدنا بدورها على الحب والتعلم، لكي نخلِّف وراءنا ميراثاً دائماً لمن يأتي بعدنا.

1. الساعة والبوصلة:
بالنسبة إلى الكثير من الأشخاص، توجد فجوة بين الساعة والبوصلة، وأخرى بين ما يعدُّ هاماً لهم وطريقتهم وأسلوبهم في قضاء الوقت؛ ولا يمكن أن تُسَد هذه الفجوات من خلال الطريقة والمنهج التقليدي في إدارة الوقت الذي يقوم على مبدأ القيام بالكثير من الأعمال بسرعة، فسرعان ما يُدرَك أنَّ زيادة السرعة في إنجاز الأعمال يمكن أن يزيد الأمور تعقيداً وسوءاً.

يكمن جوهر الموضوع في إنجاز الأعمال الصحيحة التي تضيف قيمة إلى حياة الفرد، وتسهم في رفع مستوى معيشته والارتقاء به؛ لذا فإنَّ الجميع في أمس الحاجة إلى نظام جديد لإدارة الوقت يرتكز بصورة أساسية على البوصلة الداخلية المتمثلة في الفاعلية، وأن يسمح هذا النظام للناس باستغلال وقتهم عندما يكونون في أعلى درجات الكفاءة للقيام بالأعمال التي تسهم في تحقيق التقدم والرقي لهم.

إقرأ أيضاً: أهمية الوقت في حياتنا وأهم النصائح لإدارة الوقت واستثماره
2. المبدأ الرئيس هو تحويل التركيز إلى الأمور الهامة بدلاً من تلك المستعجلة:
يمكن لأي شخص أن يخطط لأسبوعه القادم ويكون حريصاً على أن يكون له دورة تخطيطية أسبوعية منظمة، وذلك من خلال تخصيص 30 دقيقة في الأسبوع يعمل فيها على تحقيق التوازن بين بوصلته الداخلية ووقته؛ وستضمن هذه العملية له تنفيذ المهمات التي تعدُّ ذات أهمية كبيرة وعدم التهاون بها خلال تنفيذ الأعمال السريعة المستعجلة اليومية.

يمكن أن تكون دورة التخطيط الأسبوعية المتتالية كالتالي: ",مَهمَّة، ثمَّ أدوار، ثمَّ أهداف، ثمَّ جدول لإدارة المواعيد",، وتعدُّ دورة التخطيط الأسبوعي هذه بديلاً هاماً عن التخطيط اليومي، وتسهم على نحو كبير في اكتساب رؤية تمكِّن من تحديد كل ما هو هام ومستعجل.

2. 1. وضع المَهمَّة الشخصية التي تحدد وجودك في الحياة:
يمكن لكل شخص تحديد كل ما هو هام في حياته ويمكن أن يمنحه المعنى، ومن الجدير بالذكر هنا أنَّ الكثير من الناس يعيشون في ثلاث مستويات اجتماعية هي: (عامة، وخاصة، وداخلية)؛ كما أنَّ تحديد المهمات يجب أن يبين بدقة ما الذي يحس به الإنسان في قرارة نفسه؛ ذلك لأنَّه سيكون الهدف النهائي في حياته؛ لذا يجب أن يضمن هذا التقرير جميع ما يأتي:

التعبير عن القدرات والإمكانيات الفردية الخاصة.
إلمام الشخص بطريقة تؤثر فيه أكثر من أي شخص موجود ومؤثر في حياته.
الارتكاز على مبادئ حقيقية تسهم في رفع مستوى الحياة.
جميع النواحي الاجتماعية والروحية والعقلية.
التعامل مع ما تفعله في حياتك، وما الذي تتمنى أن تكونه.
العمل على التوازن بين الأدوار والمهمات كافة التي يقوم بها الفرد في حياته.
2. 2. تعريف الأدوار كافة:
يلعب كلٌّ منا الكثير من الأدوار في حياته، فمثلاً: رئيس الشركة التي تعمل بها أب، وأخ، ومفكر، ومبدع، وزوج، ومدير منزل.

يمكن أن يشعر أي أحدٍ منا بالإحباط أو الفشل إذا ما نجح بأحد الأدوار التي يلعبها وفشل بالباقي؛ لذا يجب أن يكون هناك توازن بين جميع المهمات التي يقوم بها الفرد، وأن يعطي لكل دور حقه وأولوياته.

2. 3. تحديد الأدوار الهامة لكل دور:
عند قيامك بدورة التخطيط الأسبوعي، يجب أن تضع في عين الاعتبار تحديد كل دور من الأدوار التي تقوم بها وما يمكنك القيام به لتحقيق التقدم والنجاح في كل دور؛ فإذا تمكَّنت من الإجابة عن هذا السؤال من خلال الاستعانة بقلبك ومشاعرك، ستكون الإجابات عندها كمرآةٍ تعكس أهم الأمور والأشياء بالنسبة إليك، بعيداً عن الأكثرها إلحاحاً؛ وسنذكر لك هنا أهم خصائص الأهداف الأسبوعية الفاعلة:

أن تكون هذه الأهداف متناغمة مع ضميرك.
أن تكون ذات أهمية، وليس بالضرورة أن تكون مستعجلة.
أن تعكس الاحتياجات الرئيسة والقدرات والإمكانيات التي تمتلكها.
أن تقع ضمن دائرة تحكمك.
2. 4. تخصيص وقتٍ للأهداف الهامة أولاً، والقيام بالأنشطة المستعجلة في الأوقات الأخرى:
إنَّه لمن الممكن إيجاد أوقات محددة للأنشطة الهامة من خلال وضع خطة الأسبوع بأكمله، حيث يساعد المنظور الأسبوعي على جدولة ما يُسمَّى بـ ",أوقات التجديد أو الاسترخاء",، والتي يمكن من خلالها الاندماج بأنشطة الاسترخاء التي لها دور كبير في شحذ الطاقات ومنح التوازن، وتتيح المجال لإيجاد التوازن بين التخيل والتفاصيل والبحث عن طرائق جديدة للتعاون.

2. 5. إعداد الشخص ليتعامل بثبات مع لحظات الاختيار التي قد تصادفه خلال الأسبوع المقبل:
إنَّ الهدف اليومي الآن هو عيش اللحظة وقضاء اليوم كما خُطِّط له؛ ولكي تستطيع القيام بذلك، عليك اتباع ما يأتي:

تخصيص عدة دقائق كل صباح لمراجعة جدول الأعمال لهذا اليوم.
تحديد الأولويات لهذا اليوم.
تصنيف وفرز الأعمال التي تحتاج إلى وقت عن غيرها من الأنشطة، والتعامل بمرونة ورضا مع جميع الأمور المستجدة التي لم تكن بالحُسبان.
2. 6. إيجاد فرصة لتقييم مدى تقدمك خلال الأسبوع:
من الأمور التي تُفقِدك الفرصة لزيادة فاعليتك الشخصية هي عدم أخذ الوقت الكافي لتحويل خبرة الأسبوع إلى إنجاز مستقبلي؛ لذا يجب أن تسأل نفسك كل أسبوع:

ما هي الأهداف التي حققتها؟
ما هي التحديات التي واجهتك خلال هذا الأسبوع؟
ما هو الفشل الذي واجهته، وما هي الإنجازات التي حققتها؟
ما هو الوقت الفعلي الذي استهلكته في تحقيق الأنشطة الهامة؟
ما هو الأسلوب الأمثل الذي جعلك تحقق التقدم في أعمالك خلال هذا الأسبوع؟
ما هو الشيء الذي استطعت تعلمه خلال هذا الأسبوع، والذي يمكن أن يحقق لك الفائدة في المستقبل؟
3. تبادل المنافع:
يتصف نظام الجيل الرابع لإدراة الوقت بأنَّه يؤمن لمؤسسات الأعمال الطريقة المُثلى للتحول من مجرد مؤسسات نموذجية إلى مؤسسات عالية الأداء، وذلك عن طريق تأسيس وحدات اقتصادية تتبادل المنافع فيما بينها؛ كما لا يسعى نظام تبادل المنفعة إلى توحيد أو تركيز جهود كل فرد داخل المؤسسة فحسب، وإنَّما إلى إيجاد تحالفات استيراتيجية نافعة بين المؤسسة ككل وأي مؤسسة أخرى.

4. الحياة المبنية على المبدأ:
إنَّ التركيز على المبادىء الأساسية السليمة في إدارة الوقت وتنظيمه له دور كبير في تحسين مستوى الحياة عموماً، والارتقاء بها، والعمل الجاد لتحقيق الأهداف الرئيسة المراد الوصول إليها.

شاهد بالفيديو: نصائح سريعة من كتاب إدارة الأوليات لستيفن كوفي



برنامج الجيل الرابع لإدارة الوقت وكيفية تحديد الأولويات أولاً:
سؤال مبدئي: ما هي الأولويات؟ وكيف نضعها؟
يركز برنامج الجيل الرابع لإدارة الوقت على القيام بالأعمال الصحيحة بطريقة متوازنة وصحيحة، بدلاً من التركيز على القيام بالكثير من المهمات.

كيف تميز بين الهام والمستعجل؟
يمضي كل شخص منا وقته في إحدى الطرائق التالية:

أولاً. الأمور المستعجلة:
تقسم الأمور المستعجلة إلى:

الأمور الهامة:
أزمة.
مشكلة طارئة.
مشروع شارف وقته المحدد على الانتهاء.
الأمور غير الهامة:
مقاطعات.
مكالمات.
بريد.
تقارير.
أمور عاجلة.
أنشطة عامة.
ثانياً. أمور غير مستعجلة:
تقسم الأمور غير المستعجلة إلى:

أمور هامة:
إعداد.
أنشطة تخطيط.
الوقاية والمنع.
علاقات.
فرص جديدة.
إبداع.
أمور غير هامة:
التفاهات.
بريد غير نافع.
أصدقاء مضيعون للوقت.
غياب الأنشطة.
الجدير بالذكر هنا أنَّ معظم البشر يقضون وقتهم في الأمور المستعجلة الهامة والأمور المستعجلة غير الهامة، ولكنَّ التخطيط بحرفية ودقة يسهم إسهاماً كبيراً في جعل هؤلاء الأشخاص يعملون بنشاط وجد ليصبحوا أكثر كفاءة وإنجازية.

إقرأ أيضاً: ما هو الأهم لديك؟
اقتباسات:
لا يمكن أن تحل المشكلات الهامة التي نواجهها بمستوى التفكير نفسه الذي كان سبباً في وجودها - ألبرت إينشتاين.
ينعكس ما بداخلنا عادة على حياتنا، حيث تصدر من قلب الإنسان أفعاله التي تؤثر في ظروف حياته، وتتحول أفكاره إلى أفعال، وتعبِّر أفعاله عن شخصيته وأهدافه - جيمس آلان.
إنَّها المتعة الحقيقية للحياة أن تشعر أنَّك قوة جبارة، أو تفعل شيئاً ما بدلاً من إحساسك بالمرض والحزن والشكوى الدائمة من أنَّ العالم لن يكرس نفسه ليجعلك سعيداً؛ فأنا مع الرأي القائل بأنَّ حياتي تنتمي إلى مجتمع كامل، وفرصتي هي أن أستغل فترة حياتي لأفعل ما أستطيع فعله؛ فأنا أرغب في تحقيق أعظم وأكبر الأهداف طوال حياتي، وكلما عملت بجدٍ أكثر، كان لفترة حياتي معنى وحفلت بالإنجازات؛ فأنا أبتهج للحياة التي ليست سوى مجرد شمعة قصيرة العمر، لكنَّها كالبطارية الرائعة المضيئة التي أحملها لفترة، وأريد أن أجعلها مشتعلة قدر إمكاني قبل ان أسلمها بدوري لأجيال المستقبل - جورج برنارد شو.
أي شيء دون الالتزام الواعي بكل ما هو هام من أشياء ليس سوى التزاماً غير واعٍ بالشيء الهام - ستيفن كوفي.
ما أحبه في التجربة أنَّها شيء أمين، فربَّما تحاول أن تخدع نفسك، لكنَّ التجربة لا تحاول أن تخدعك، إذ تظهر الحقيقة عندما تختبرها - سي إس لويس.