ملخص كتاب كتاب كيف تنجز جميع المهام

المصدر : المختصر المفيد

الملخص

مما يوضحه كتاب إنهاء المهام منهجية أسماها “الخطة الخماسية لإتقان سير العمل” والموضحة في الشكل التالي، والتي ستُفصل بدقة مرحلة بمرحلة في النقاط اللاحقة.

كتاب انهاء المهام
1 – جمع أفكارك ومهامك
أول خطوة لحسن سير العمل هي وضع كل الأفكار المتعلقة بالمهمة على الورق أو على الأقل جمعها في مكان واحد يسهل مراجعتها فيه واستخدامها، هذا الفعل سيسمح بجعلها جزء من خطة العمل التي ستساعد في رسم صورة أوضح لما يُرادُ بلوغه.

– في السلة

تمثل “السلة” في هذه الحالة الأداة التي تسمح بجمع أكبر قدر من الأشياء المتعلقة بالمهمة، كتطبيق لتدوين الملاحظات المتعلقة بالمهمة، أو تطبيق الرسائل الإلكترونية الذي يسمح بالاطلاع على البريد الجديد بمجرد تسلمه.

من المهم اعتماد أداة أو أدوات من هذا النوع لجمع أكبر قدر من المعلومات والأشياء المتعلقة بالمهمة في مكان واحد لتسهيل الوصول إليها واستعمالها عند الحاجة. وليس بالضروري اعتماد وسيلة رقمية، فحتى قطعة ورق أو دفتر ملاحظات يمكن أن يفي بالغرض.

من الضروري اعتماد أقل عدد من السلال، فكل سلة الهدف منها تفريغها بعد الانتهاء من كل مهمة، والتوفر على عدد كبير من السلال يجعل بلوغ هذا الهدف أكثر صعوبة.

2 – تحليل عملك
يخطئ الكثير من الناس باعتقادهم أن عليهم البدأ مباشرة في إنهاء المهمات التي جمعوها ومعلوماتها في “سلاتهم”، فعلهم هذا قد يكون سببا في أدائهم مهاما غير عاجلة، في حين أن الخطوة الأولى التي كان عليهم اعتمادها بمجرد إعداد سللهم هي تحليل محتوياتها وتنظيمها بشكل يجعلهم ينهون المهام العاجلة والأكثر أهمية أولا، فيتفادوا بهذا إجهاد أنفسهم دون نتائج طيبة.

– ما طبيعتها؟

تحديد طبيعة محتويات السلة يسمح باختيار طريقة التعامل معها، فرسالة تضم معلومات غير ضرورية مختلف تماما عن استلام رسالة عاجلة حول عمل في طور الإنجاز. فتحديد طبيعة كل من محتويات السلة يسمح باستغلالها كما يجب.

– هل يمكن إنجازها / هل هي قابلة للإنجاز؟

إن كان الجوب “نعم”، يجب أولا تحديد المشروع المنتمية له (أنظر لأيقونة “المشاريع”) ثم تحديد الخطوة التالية المناسبة لإنجازه (أنظر لأيقونة “ما الخطوة التالية؟”).

أما إن كان الجواب “لا”، ففي هذه الحالة إما أن تُحذف (أنظر الأيقونة “يُتخلص منها”) أو تحفظ لأي استعمال مستقبلي (أنظر الأيقونة “حفظ مؤقت”) أو أن تحفظ لاستعمالها كإحالة أو كمرجع عند الحاجة (أنظر الأيقونة “إحالة”).

– ما الخطوة التالية؟

هنا يجب تحديد الخطوة التالية التي ستسمح بالاقتراب أكثر من إنهاء المهمة، إن كان الهدف مثلا كتابة تدوينة فالخطوة التالية ستكون إعداد مسودة للموضوع.

بعد تحديد الخطوة التالية، يمكن طرح سؤال بسيط لتحديد موعد تنفيذها، “هل يمكن إنهاؤها في وقت يقل عن دقيقتين؟”

* نفذها

إن كان الجواب “نعم”.

* فوضها

إن كان الجواب “لا”، في هذه الحالة اسأل نفسك إن كنت الشخص المناسب لتنفيذها، أو إن كنت تعرف شخصا أفضل منك لإنهائها.

* أجلها

إن كانت ستحتاج أكثر من دقيقتين، ولست مستعجلا لإنهائها، في هذه الحالة يمكنك تأجيلها لوقت لاحق.

3 – تنظيم عملك
بعدما حللت مهامك معتمدا الخطوات سابقة الذكر، يتوجب عليك تنظيم خطواتك التالية لإنجاز العمل المطلوب منك.

لكل ما هو غير قابل للإنجاز يمكنك تنظيمه حسب الخيارات التالية:

* حفظ مؤقت

ويُعنى بما يمكن أن تحتاجه مستقبلا وليست مقيدة بموعد محدد للتسليم، يمكن أن تكون عبارة عن فكرة تريد اختبار إفادتها لمشروعك أو مهارة تريد تعلمها.

يمكن استعمال خاصية الوسوم لتنظيمها وإيجادها بسرعة.

* إحالة

وهي كل ما قد يفيد لإنهاء مهمة معينة، قد يكون ملفا أو مجموعة من الملفات أو قائمة من المهام.

مجددا، يمكن استعمال خاصية الوسوم لتنظيمها وإيجادها بسرعة سواء عند استخدام تطبيق لتدوين الملاحظات أو خدمة تخزين سحابية.

* يُتخلص منها

كل ما لا يجد مكانه ضمن الخيارين السابقين يتم التخلص منه.

– المشاريع وخططها

يمكن اعتبار المشروع كل نشاط مكون من أكثر من مهمتين تحتاجان الإنهاء لإنجاحه، مثل التخطيط لرحلة، شراء تلفاز، إدارة اجتماع لفريق التسويق. بمجرد إيجاد ما يوصف بأنه مشروع، من الضروري تسجيله وإعداد خطة مناسبة لإنجاحه.

* الانتظار

يمكنك استحداث تصنيف جديد كلائحة مثلا تُخصصها لجمع كل ما تُفضل إنهاءه لاحقا، كما يمكنك استعمال الوسوم في رسائل البريد الالكتروني مثلا للاطلاع عليها في وقت لاحق أو لتحديد ما أنت منتظر إنهاءه أو جوابا عليه في وقت لاحق.

* المفكرة

يمكنك استعمال المفكرة لجدولة المهام المهمة محددة التاريخ فقط، ولا شيء غيرها.

* الخطوة التالية

كل ما لا يجد مكانا له في المفكرة يوضع في لائحة “الخطوة التالية”، ويمكن إنهاؤه في أوقات الفراغ أو الفترات التي لم تُبرمج فيها مهام أخرى. وإن أصبحت اللائحة أطول من المتوقع أمكن تقسيمها حسب أنواع المهمات المختلفة (إجراء اتصالات، إجراء بحوث، …)

4 – مراجعة عملك
بعدما تنتهي من كل الخطوات السابقة، سيتعين عليك أن تراجعها بشكل دوري، خاصة المفكرة فهي التي حددت فيها المهمات التي يتوجب عليك إنهاؤها. وخلال انتظارك حلول الموعد التالي المحدد في مفكرتك، يمكنك مراجعة ما سجلته في لائحة “الخطوة التالية” حتى تكون على استعداد للتعامل معه. وأخيرا، يمكنك الاطلاع على ما سجلته في كل من لائحة “الانتظار”، لائحة “المشاريع”، ولائحة المهام المؤجلة ليوم غير محدد، كلما احتجت إلى ذلك أو انتبهت إلى أن ما تحتويه يحتاج إلى التنظيم.

وإن كنت تقوم بهذه العمليات بشكل يومي فمن الضروري تحديد موعد أسبوعي للتركيز على أدائها وإضافتها للمفكرة، وبالتالي ستستطيع تنظيمها وتصحيح أي هفوة ارتكبتها طوال الأسبوع، وربما تغير من مهمة أو تنقلها للائحة أخرى مناسبة أكثر لها.

5 – إنهاء عملك
والآن يحين موعد أدائك عملك بناء على آخر مراجعة قمت بها له. وستجد نفسك متمكنا من إدارة وقتك كما يجب فتركز على إنهاء المهام الضرورية التي حددتها في المفكرة، وكلما وجدت وقتا فارغا بين مهمة وأخرى ستقدر على استغلاله في إنهاء شيء آخر مما حددته في إحدى لوائحك التي أعددتها، والنتيجة أنك ستُنهي أكبر عدد من المهام بشكل يومي مستفيدا من إنتاجيتك كما يجب.

وصلنا إلى نهاية ملخص كتاب إنهاء المهام لـ “دَيفِيدْ آلِنْ”

اضافة ملخص